Стратегическая сессия – широкое понятие, иногда выделяют отдельные сессии по направлениям или функциям, например: стратегическая сессия по маркетингу, сервису, продукту или группе продуктов), сессии организационного развития (направленные на решения проблем или сложных задач, разработку и внедрение значимых организационных изменений), форсайт-сессии (для составления прогнозов и моделирования будущего, определения трендов развития).

В некоторых российских организациях под стратегическими сессиями пока еще понимают любые совещания, в которых участвует основной ТОП-менеджмент компании, выступают докладчики, отчитывающиеся о результатах о работы за год и сообщающих о планах на следующий. Тем не менее, в большинстве отраслей, по крайней мере, представители крупных и средних компаний, уже понимают преимущества и целесообразность проведения стратегической сессии с использованием профессионального подхода, по сравнению с обычным совещанием.

Примеры методов, техник и инструментов, которые используются на стратсессиях:

• Мозговой штурм;
• SWOT-анализ;
• Модерационные карты;
• 5 «Почему?»;
• ОРИП-модель;
• Технология открытого пространства (Open Space);
• Анализ силового поля;
• World Cafe.

Выбор инструментов зависит от цели мероприятия, уровня подготовки и настроя участников, количества человек, пожеланий заказчика и пр. Иногда по ходу стратегической сессии возникает необходимость заменить или дополнить набор инструментов. Как правило, если в сессии задействовано более 8-10 человек, то ведущий сессии разделяет их на несколько групп для более продуктивной работы.

Ведущего стратегической сессии могут называть фасилитатором или модератором. При большом количестве участников (25 – 30 человек и более) привлекается второй модератор или помощник (или несколько человек).

Как правило, ведущий проводит предварительную диагностику, готовит отчет по итогам проведения стратегической сессии и другие материалы.

Для обработки информации и может привлекаться бизнес-аналитик.

Например, «Формирование стратегии развития компании на 1-3-5 лет», «Оценка текущего состояния компании и определение альтернатив развития», «Разработка (актуализация) миссии и ценностей компании».

Иногда таких целей может быть несколько, или выделяю одну цель и несколько задач.

Какие еще результаты можно получить от стратегической сессии:

• новые интересные, а порой весьма неожиданные идеи и альтернативные предложения, часть из которых можно внедрить сразу после сессии;
• улучшение взаимодействия и понимания между участниками;
• лучшее понимание целей и стратегии компании в выбранном горизонте планирования;
• готовность участников браться за более сложные и амбициозные проекты;
• выработка ряда конкретных мероприятий для определения стратегии компании на выбранный период;
• определение показателей эффективности команды в целом и в разрезе подразделений/бизнес-единиц;
• разрешение конфликтов.

В результате грамотно проведенной работы участники лучше осознают ценность командного взаимодействия, становятся более мотивированными и лояльными. В процессе коллективной работы в течение сессии они ощущают свою причастность к процессу принятия стратегических решений, определяющих дальнейшее развитие организации, и имеют возможность открыто высказать свое мнение, обсудить сомнения и опасения.

Как обычно проводятся стратегические сессии

Стратегические сессии обычно проводятся в течение 1-3 дней в формате структурированного совещания. Часто в качестве места проведения выбирают не офис компании, а другую площадку, чтобы участники стратегической сессии меньше отвлекались на офисные задачи и проблемы. Несколько сотрудников делают доклады-презентации о достигнутых результатах и планах на следующий период. Первое лицо компании может задать вектор обсуждения, поставить оцифрованные цели и огласить направления развития. В процессе обсуждения формируется стратегия, укрупненный план действий на год или другой период. Иногда ТОП-менеджмент призывает к высказыванию свежих идей и предложений по рассматриваемым проблемам или направлениям развития организации или конкретных бизнес-единиц.

При таком подходе стратегическая сессия мало отличается от обычного совещания. В результате участники недостаточно готовятся к ее проведению, большинство сотрудников не вовлекаются в обсуждение и отмалчиваются, свежие идеи нередко отвергаются сходу. В итоге ТОП-менеджмент и акционеры недовольны из-за отсутствия качественных изменений и инициатив, а прочие участники считают такое времяпрепровождение почти бесполезным. Иногда после сессии не создается документ со стратегией и принятыми решениями, или же они остаются в основном на бумаге и мало влияют на деятельность компании. Подготовительный этап сводится к разработке докладов, а работа по итогам к формированию более развернутых планов действий, которые не всегда полностью соответствуют принятой стратегии. Встречаются ситуации, когда планы распределяются по разным подразделениям или бизнес-единицам, но общего контроля за их соответствием и выполнением нет. Поэтому новые решения внедряются с большим трудом или частично, а до руководителей среднего уровня и рядовых специалистов даже не доносятся.

Когда стоит задуматься: «а есть ли смысл проводить стратегическую сессию?»

1. Нет четкого понимания целей проведения сессии стратегического планирования, но есть желание ее провести.

Иногда достаточно организовать стандартное структурированное совещание или несколько встреч ТОП-менеджмента, чтобы подсветить основную проблему или вопросы, которые требуют решения. Это позволит более четко определить цели и пересмотреть необходимость проведения стратегической сессии.

2. Нет времени на подготовку.

Например, ТОП-менеджмент и другие ключевые участники находятся в цейтноте или сроки до проведения сессии менее 1-2 недель. Возможно, лучше перенести даты стратегической сессии на более спокойное время и оставить не менее 3-х недель на подготовку к ней. Если перенос нецелесообразен, то желательно обеспечить полноценное участие основных участников в каждый день стратегической сессии.

Профессиональный модератор сессии создаст условия для вовлечения всех присутствующих, но не сможет включить в командную работу тех, кто пропускает мероприятие. При жесткой необходимости подготовку к сессии можно сократить, но не отменять полностью, так как это с большой долей вероятности негативно повлияет на эффективность мероприятия.

3. Стратсессия носит формальный характер и ее влияние на бизнес минимально.

Например, все решения по стратегии уже приняты и неизменны, обсуждения и дискуссии проводятся «для галочки» и участники прекрасно понимают, что никак не повлияют на итог. Мотивация руководителей, участвующих в такой сессии, будет низкой. В данном случае есть смысл провести презентацию и ответить на вопросы, а затем, при необходимости проработать детальные планы тактического уровня. Иначе в дальнейшем формальное отношение к участию в стратегических сессиях сохранится, а поднять их эффективность будет гораздо сложнее.

Если же стоит задача, чтобы участники восприняли утвержденную стратегию, то требуется другой подход, иначе каждый останется при своем мнении. Это может повлечь осознанное или неосознанное сопротивление и саботаж. Чтобы этого избежать, желательно привлечь опытного фасилитатора, который использует ряд инструментов по вовлечению участников, чтобы обеспечить поддержку новых планов.

Что делать, если стратегические сессии не работают

Сложности при проведении стратегических сессий собственными силами

или фасилитаторами без руководящего опыта в бизнесе

Нужны ли сессии стратегического развития маленьким компаниям

Часто небольшие компании могут обойтись расширенными совещаниями или обычными рабочими встречами. Особенно, если стоимость проведения стратегической сессии является достаточно затратной для них.

Тем не менее, стратегические сессии актуальны для небольших компаний в следующих случаях:

• инвесторы или акционеры хотят принять участие в выработке стратегии и определить направления развития;
• возникли или прогнозируются значительные изменения на рынке, которые повлияют на деятельность компании прямо или косвенно, открывая перед ней новые возможности или подсвечивая проблемы;
• стандартные инструменты командной работы неэффективны, возникает много разногласий, владелец или генеральный директор не могут прийти к единому мнению.

Как выбрать подрядчика

1. Определиться с целями стратсессии.

Даже если цели цел кажутся стандартными или понятно, их все-таки нужно зафиксировать и согласовать со всеми ЛПР.

2. Определиться с требованиями к фасилитатору (подрядчику).

Есть общие требования относительно опыта работы бизнес-тренером, управленческого опыта, проведения стратсессий, наличие дипломов и сертификатов, отзывов заказчиков и др., и специфические – опыт работы в определенных отраслях или компаниях, примеры проведения похожих проектов.

Для компании «Профессионалам бизнеса» критически важен управленческий опыт фасилитатора в бизнесе. В данном случае недостаточно опыта работы в HR, управления учебным центром или оказания услуг обучения или консалтинга. Требуется реальный управленческий стаж в коммерческих компаниях – в качестве руководителя продаж, маркетинга, сервиса и пр.

Стратегическая сессия – это процесс, в котором участвуют владельцы и ТОП-менеджмент компании. Важно, чтобы фасилитатор был не понаслышке знаком с бизнес-проблемами, мог привести примеры из собственного опыта управленческой работы и разговаривал на одном бизнес-языке с участниками сессии.

Для некоторых заказчиков важен опыт работы фасилитатора в определенных компаниях или отраслях, контакты для получения рекомендаций и благодарственные отзывы.

3. Провести встречи с подрядчиками и получить коммерческие предложения от подрядчиков.

В коммерческом предложении важно смотреть не только на стоимость, но и на предлагаемую программу сессии, учтены ли в ней ваши пожелания, какие дополнительные работы могут быть включены, предлагается ли поддержка после сессии. Оцените структуру, содержание и оформление коммерческого предложения. Насколько документ логичен, понятен, есть ли в нем описание вашей задачи или это просто шаблон, который высылается всем подряд.

Сравните стоимость – она может отличаться в несколько раз. К сожалению, на этом рынке уровень цен часто не коррелирует с качеством работы. Иногда цена завышена, так как вы платите за раскрученное имя фасилитатора. Некоторые провайдеры для расчета стоимость проведения стратегической сессии ориентируются на оборот компании-заказчика.

На встрече с представителями подрядчика (фасилитатором и менеджером по продажам) задавайте вопросы, делитесь сомнениями и честно обозначайте свои цели. А также постарайтесь определить, на чем сфокусирован фасилитатор: на продаже или желании помочь вам решить свои задачи. Хороший специалист подготовится к встрече, ознакомившись с информацией о вашей компании, будет задавать вам много вопросов, захочет детально разобраться в ситуации и не станет обещать завышенных результатов.

Перед финальным отбором обязательно проведите встречу фасилитатора с главным заказчиком сессии в вашей компании (генеральным директором, акционером).

Как определить состав участников

Основные участники сессии стратегического планирования – акционеры и ТОП-менеджеры. То есть те, кто управляют компанией, ставят цели и определяют направления развития.

Если акционеров несколько, то иногда в рамках стратсессии организуется отдельный блок, в котором участвуют только они и фасилитатор, чтобы согласовать между ними основные цели и планируемые показатели. А далее расширенный состав участников в рамках основного мероприятия определит возможности, риски и способы решения проблем для их достижения.

Дополнительно бывает полезно обеспечить участие на стратегической сессии перспективных сотрудников, которые проявляют инициативу в рабочих вопросах за рамками собственных обязанностей и обладают потенциалом роста. Например, из кадрового резерва, руководителей успешных проектов, начальников отделов, показавших отличные результаты.

Иногда желательно пригласить на стратсессию (или хотя бы на какую-то ее часть) не только представителей компании, но и внешнего эксперта со знанием рынка. В его роли может выступить сотрудник ключевого клиента, основного дистрибьютора или другого значимого партнера.

Участники стратегической сессии

В некоторых материалах рекомендуется пригласить на стратсессию одного-двух рядовых сотрудников. Например, для мотивации и распространения их силами информации о том, что происходило на сессии.

Мы не советуем практиковать подобное в средних и крупных компаниях, если сотрудник не относится ни к одной из категорий, перечисленных в таблице. Во-первых, такой участник может не разобраться в происходящем, стесняться открыто участвовать в обсуждениях или откровенно скучать. Его присутствие может помешать другим участникам и повлияет на эффективность мероприятия в целом. Во-вторых, распространяемые им сведения (например, финансовые данные, планы по выходу на новые рынки, грядущие сокращения) и искажение информации (осознанное или нет) способны вызвать нежелательные обсуждения и другие негативные последствия.

Поэтому для выявления, развития и мотивации перспективных сотрудников рекомендуем использовать другие инструменты.

Цели стратсессии

Очень важно получить письменное согласование целей от всех ЛПР. Далее приведены шаблонные примеры целей, которые обязательно нужно дополнить конкретикой: финансовыми и/или количественными показателями, сроками, указанием направлений деятельности (бизнес-единиц), рынков сбыта и пр.

 Шаблоны для целей (дополнить конкретикой)

1. Проанализировать текущую ситуацию, в которой находится компания: рынок, конкуренты, плюсы и минусы компании.
2. Выявить направления и варианты развития, точки роста, оценить факторы риска.
3. Определить препятствия и барьеры, выявить «узкие» места, неэффективные процессы, непроизводительные затраты, неприбыльные бизнес-единицы.
4. Сгенерировать новые идеи в рамках функционального направления (например, продукты, рынки, технологии и производство, сервис, маркетинговая активность, работа с клиентами).
5. Сформировать стратегию развития, наметить план действий.
6. Донести до ключевых сотрудников новую стратегию и планируемые изменения. Сформировать приверженность выработанной стратегии.
7. Сплотить команду, сформировать (актуализировать) ценности и миссию компании.

Как правило, проведение стратсессии обусловлено одним из нескольких факторов:

• периодические стратсессии (годовые, полугодовые, квартальные), на которых анализируется текущее положение, достижение ранее принятых целей, формируется (уточняется) дальнейшая стратегия развития и комплекс мероприятий на следующие периоды;
• постановка новых целей, как правило, оцифрованных (вывод нового продукта, увеличение доли рынка, повышение прибыли и пр.);
• необходимость решения проблем (снижение продаж и прибыли, потеря рыночных позиций, усиление конкурентов, снижение качества продукта, производственный брак, конфликты в управленческой команде, форс-мажоры, кризисы и пр.);
• генерация идей, поиск инновационных решений, определение стратегических альтернатив, прогнозирование сценариев развития и создание планов действий при их наступлении;
• изменения в компании (смена руководства, значительные изменения в структуре компании, стратегии, основных направлениях деятельности, продажа компании или ее активов, приобретение компаний, производственных мощностей и др.).

Этапы стратсессии

1. Подготовка стратегической сессии

• Проведение установочной встречи с заказчиком, уточнение целей и задач стратегической сессии, знакомство с фасилитаторами.
• Экспресс-диагностика текущего состояния, проведение опросов, определение критериев эффективности сессии.
• Разработка сценария, выбор инструментов.
• Подготовка ключевых лиц и других участников стратегической сессии, проведение интервью.
• Подготовка раздаточных материалов.

2. Проведение стратегической сессии

• Доведение регламента сессии до участников, мини-упражнения на командообразование, настройка участников на активную работу.
• Донесение целей и задач стратегической сессии, работа с возражениями, ответы на вопросы.
• Работа по сценарию сессии с использованием выбранных инструментов.
• Визуальная фиксация результатов анализа и принятый решений или полное визуальное сопровождение (скрайбинг).
• Проведение опроса участников.
• Подведение итогов, заключительное упражнение, фиксация планов и ответственных.

3. Подведение итогов

• Формирование отчета по итогам стратегической сессии.
• Передача Заказчику фото и других материалов.
• Итоговая встреча с Заказчиком, проведение мини-сессий с ключевыми сотрудниками (собственниками).
• Поддержка по итогам сессии (консультации, шаблоны чек-листов).

 4. Сопровождение по итогам стратегической сессии

• Проведение встреч или скайп-конференций с участниками.
• Контроль реализации принятых на сессии решений.
• Консультации ответственных за выполнение планов действий, обучение эффективным методам контроля.
• Создание шаблонов документов для отслеживания эффективности и итогов внедрения решений.

Пример шаблона сценария стратегической сессии

Обязательные действия после сессии

1. Ознакомиться с документами, предоставленными подрядчиком, особое внимание обратить на блок с рекомендациями. Наметить мероприятия по внедрению изменений (при необходимости).
2. Скорректировать и дополнить план, подготовленный на стратсессии (или разработать план на основе сформированной стратегии и /или других материалов). В плане обязательно должны быть проставлены сроки реализации и исполнители/ответственные.

Желательно подготовить детальный план не позднее, чем в течение месяца после стратегической сессии.

3. Вынести план на обсуждение с участниками сессии, при необходимости привлечь других сотрудников.
4. Утвердить финальную версию плана, бюджет, показатели эффективности.
5. Назначить ответственного за реализацию, который будет проверять соответствие плану по каждому направлению по контрольным точкам, корректировать при необходимости и способствовать его выполнению.
6. Важно убедиться, кто контроль внедрения принятых стратегических решений не является избыточным, так как это может снизить мотивацию и вовлеченность задействованных сотрудников, сводя к минимуму полезный эффект, достигнутый на стратегической сессии.
7. Периодически пересматривать решения, принятые на сессии стратегического развития. Даже самая грамотная и отлично проработанная стратегия может стать неактуальной при наступлении значимых событий. Например, выход на рынок нового сильного игрока изменения в законодательстве, серьезные проблемы с поставщиком товаров или комплектующих.

Работа с конфликтами

Нередко в ходе стратегической сессии возникают конфликты, особенно во время обсуждения болезненных для кого-то из участников вопросов. Иногда это даже полезно, так как может вскрыть проблему, которая ранее замалчивалась или игнорировалась. Опытный фасилитатор сможет погасить конфликт или способствовать его разрешению. Но сложность в том, что такие действия могут занять много времени и вызвать негативную реакцию. В результате не все задачи будут выполнены, программу придется менять на ходу или участники будут задерживаться, чтобы реализовать запланированное.

Именно поэтому возможные конфликты желательно выявить еще на этапе подготовки и, при необходимости, проработать их до стратсессии, или учесть при составлении программы.

Если конфликты вскрылись на этапе подготовки, то фасилитатор информирует заинтересованных лиц о возникновении таких проблем, чтобы принять совместное решение, как они будут прорабатываться, если это необходимо.

Документы и другие материалы сессии

Во время проведения сессии (иногда заранее) участники получают раздаточные материалы, которые могут включать полезную информацию или подсказки по инструментам анализа, используемым на мероприятии.

Как правило, по итогам сессии подрядчик предоставляет несколько документов:

• Отчет о проведении стратегической сессии.
• Презентация со структурированными материалами сессии (итоговые материалы анализа и обсуждения – таблицы, схемы, списки, планы) и рекомендациями по улучшению деятельности компании-заказчика.

При желании заказчика возможно оказание дополнительных услуг

• Предоставление результатов диагностики и опросов, проведенных с ключевыми участниками.
• Скрайбинг – визуализация (отрисовка) ключевых мыслей стратсессии. Как правило, этим занимается отдельный человек – скрайбер, который работает в паре с фасилитатором и по ходу мероприятия создает структурированные визуальные заметки. По итогам мероприятия они передаются заказчику.
• Разработка черновика стратегии, который будет впоследствии дорабатываться сотрудниками заказчика, возможно, с участием ведущего сессии.
• Создание видеоролика о том, как проходила сессия или итоги сессии.
• Сопровождение по итогам сессии – помощь во внедрении стратегических решений и планов. Фасилитатор или другой специалист заказчика участвует в совещаниях, консультирует по вопросам реализации, проводит консультации и отвечает на вопросы представителей заказчика. Как правило, основной его задачей является содействие внедрению планов и решений, в том числе снижение сопротивления изменениям, разрешение конфликтов.

 Подготовка к стратегической сессии – что подготовить для поиска и выбора подрядчика (провайдера)

1. Определить основного Заказчика (конкретное лицо в компании, как правило, это генеральный директор или владелец бизнеса) и назначить Организатора (ответственного за проведение).

Заказчик должен определить цели, задачи и планируемые результаты, а Организатор обеспечить проведение всех этапов (как минимум, организационную часть). Часто в задачи Организатора входит поиск подрядчика, аренда помещения (выбор места проведения, включая наличия столов, стульев, микрофонов, флип-чартов, проектора, экрана, раздаточных материалов), обеспечение присутствия участников (информирование, трансфер, проживание, питание), решение вопросов непосредственно на стратсессии.

2. Сформировать задание (ТЗ) на проведение стратегической сессии.

Важно, чтобы оно было сформулировано непосредственно Заказчиком или согласовано им (если задание написано со слов Заказчика). Если привлекается внешний фасилитатор, то он может сформировать ТЗ самостоятельно после встречи с Заказчиком и представить его на согласование. Но лучше подготовить задание еще на этапе отправки запросов потенциальным подрядчикам, тогда они смогут прислать более проработанные предложения для первичного отсева. В техническом задании указать дату и место проведения стратегической сессии, количество и статус участников, опыт проведения подобных мероприятий ранее, цели и ожидаемый результат проведения, включая документы по итогам сессии.

3. Определить список участников стратегической сессии.

Это важно для понимания уровня и количества участников, планирования Программы и работы на предварительном этапе, а также оценки стоимости услуг подрядчиками. Список не обязательно должен оставаться неизменным, его можно скорректировать позже.

Коммерческое предложение на проведение стратсессии

Для получения индивидуального коммерческого предложения и детальной программы стратегической сессии направьте техническое задание или описание вашей задачи на e-mail: in@prof-biz.ru